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Uma pessoa que escreve num quadro branco um diagrama.
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Os 9 Métodos Para Uma Maior Produtividade

Atualizado no dia

São muitos os que procuram formas de ser mais produtivos no trabalho e cada um tem a sua própria maneira de trabalhar.

Por essa razão, existem diferentes Métodos que podes utilizar para aumentar a tua produtividade.

Alguns utilizam mais do que um método e outros limitam-se a apenas um. Mas isso depende de cada pessoa e do que funciona melhor para cada um.

No entanto, para ajudar os leitores eu fiz uma pesquisa dos Métodos de Produtividade mais utilizados e faço aqui um resumo de cada um deles.

Os 9 Métodos de Produtividade

1. O Método Pomodoro

Este método tão popular foi desenvolvido por Francesco Cirillo nos finais dos anos 1980. A técnica consiste na utiliza de um cronômetro para dividir o trabalho em períodos de 25 minutos, separados por breves intervalos. Estes intervalos são chamados de “Pomodoros”. O nome desta técnica tem origem na palavra italiana “Pomodoro” (tomate), como referência aos cronômetros usados na gastronomia. O método é baseado na ideia de que pausas frequentes podem aumentar a agilidade mental.

Aqui vai como podes utilizar esta técnica:

  • Decide que tarefa queres fazer;
  • Sincroniza o cronômetro para 25 minutos;
  • Trabalha na tarefa em causa até que o cronômetro toque;
  • Assim que o cronômetro toca, toma nota de onde ficaste;
  • Faz um pequeno intervalo de 5 minutos e prepara o cronômetro de novo;
  • Após 4 rondas de 25 minutos, faz um intervalo maior (15 a 30 minutos).

Parece um método simples, mas não é assim tão fácil de se colocar em prática. Os problemas começam quando estás a meio da tua tarefa e tu sentes a necessidade de veres o teu telemóvel ou de ir beber um café. No entanto, tu não podes quebrar a corrente do Pomodoro, tens de esperar até cada intervalo acabar! Seja os 25 minutos para ires fazer a pausa, seja a pausa para voltares ao trabalho.

Se estiveres interessado(a) em saber mais podes sempre comprar o livro que será sempre uma boa leitura. O livro em Inglês podes encontrar na Wook.pt aqui. Se preferires o eBook podes encontrar na Amazon aqui. No site oficial indicam que será publicada uma edição em Português, no entanto não consegui encontrar de momento nenhuma previsão.

2. O método “Engula Esse Sapo” (Eat that Frog!)

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“Engula Esse Sapo” é o nome dado ao livro de Brian Tracy, um reconhecido orador motivacional e consultor de mais de 1000 empresas, que te ensina os 21 passos necessários para adotar o melhor método para aproveitares o teu tempo disponível.

Este método é baseado na teoria de Mark Twain que diz que se a primeira coisa que tens de fazer todas as manhãs é engolir um sapo vivo, tu podes levar o resto do teu dia com a satisfação de que essa será provavelmente a pior coisa que tiveste de fazer. O teu “sapo” é provavelmente a tarefa mais importante, aquela que mais facilmente deixas para depois se não agires imediatamente.

Se tiveres de comer dois sapos, come o mais feio primeiro. Ou seja, se tens várias tarefas a fazer, começa por aquela que é mais difícil, a mais complicada das mais importantes, e fá-la até ao fim!

E se tens de comer um sapo vivo de qualquer forma, não compensa ficar sentado a olhar por muito tempo. Por isso mais vale fazer a tarefa mais difícil do dia, o mais rápido possível.

E é basicamente isto! Começa o teu dia por fazer a tarefa mais difícil e tudo o resto que venha será bem mais fácil de fazer e assim continuas o teu dia sabendo que o mais difícil já foi feito. Pois se tiveres de comer um sapo vivo de qualquer forma, porquê adiar o inevitável?

Este método é ideal para quem gosta de deixar as tarefas mais complicadas para mais tarde e acaba por adiar e adiar.

Se quiseres saber mais sobre o assunto, podes sempre adquirir o livro em Português na Wook.pt. Caso pretendas o livro em Inglês, podes sempre encontrar na BookDepository ou optares pelo eBook da Wook.pt ou a versão Kindle da Amazon.es.

3. “Don’t Break the Chain” (Não quebres a corrente)

Este método ficou mais conhecido por Jerry Seinfeld e baseia-se na criação de hábitos por forma a que algo faça parte da tua rotina e que seja tão simples e habitual como escovar os dentes todos os dias.

Jerry Seinfeld utilizou este método para escrever uma “piada” todos os dias. Vários escritores utilizam por forma a criar hábitos de escrita em que definem que todos os dias escrevem 500 palavras e assim se comprometem a ultrapassar momentos de pouca motivação.

O sistema é simples, basta definires uma tarefa que queres fazer por forma a dominares a mesma e a que esta faça parte de quem és e depois agarras um calendário e todos os dias marcas um “X” a indicar que nesse dia realizaste a tal tarefa. O simples facto de no final do dia poderes marcar o “X” vai aumentar a tua autoestima e confiança e te manter motivado(a) para continuar.

No entanto, tal como o método Pomodoro, também este pode ser ajustado desde que nunca seja quebrado.

Por exemplo, como trabalhadores independentes ou empreendedores muitas vezes se perdem no tempo e não fazem mais nada do que estar em frente ao computador a trabalhar. No entanto, é importante manter alguma distância e também socializar.

Esta técnica é ótima para tal. Basta definires que dias da semana trabalhas e a que horas e manteres esse compromisso de que só trabalhas nesses dias e a essas horas. E depois dedicas tempo a outras coisas que gostes e a sociabilizar, o que é muito importante para manter um nível de sanidade mental saudável.

Eu, por exemplo, estipulo que todas as semanas há um dia em que não ligo o computador. Aconteça o que acontecer no “meu mundo do trabalho online”, eu não ligo o computador nesse dia, não vejo emails… nada! Esse é o meu dia para relaxar e me focar mais na minha família. No entanto também todos os dias, quando o meu filho está na escola, me comprometo a trabalhar apenas durante o horário escolar dele e assim quando ele chega a casa eu posso me dedicar a ele.

Cumprindo com estas metas, eu me sinto sempre mais motivada e produtiva quando volto ao trabalho.

4. A Arte de Fazer Acontecer (“Getting Things Done”)

Getting Things Done é um método de gerenciamento de ações que dá nome ao livro de David Allen.

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“Não importa qual seja o cenário, há cinco estágios distintos pelos quais passamos enquanto lidamos com o nosso trabalho. Nós (1) coletamos coisas que nos chamam à atenção; (2) processamos o que elas significam e o que fazer sobre elas; e (3) organizamos os resultados, os quais (4) revisamos como opções para o que escolhemos (5) fazer.”

David Allen

Este método centra-se em dois elementos fundamentais: controlo e produtividade. Tem como objetivo focares a tua atenção em agires (“fazeres acontecer”) quanto às tarefas em mãos, em vez de recordá-las.

Por outras palavras, consiste no seguinte:

  • Cria uma lista do que tens de fazer.
  • Decide se todas estas tarefas são acionáveis, delega alguns dos problemas se puderes e coloca-as numa ordem hierárquica.
  • Organiza a tua lista (estabelece prioridades, toma nota de datas, as tarefas não acionáveis descarta por agora para mais tarde repensar se valerá a pena).
  • Revê toda a lista para decidir o que farás a seguir.
  • Trabalha.

Pode parecer um método complicado, mas é uma excelente forma de organizares o teu tempo enquanto trabalhas, caso te sintas sobrecarregado(a) com o número de tarefas que tens de fazer.

Se quiseres saber mais sobre o assunto, podes encontrar o livro em Português na Wook.pt e em Inglês no BookDepository. Se preferires o eBook, encontras este em Português na Wook e em Inglês na Amazon.es.

5. Zen to Done (ZTD)

O “Zen to Done” é o nome do sistema e do livro de Leo Babauta, que se baseia em vários outros sistemas, como o “Get Things Done”, mas que combina todas eles e retira apenas o essencial criando um sistema simples por forma a te ajudar a ser mais organizado(a) e produtivo(a), mantendo a tua vida sã e livre de stress.

“Tem haver com os hábitos e com o fazer, não com o sistema ou as ferramentas.”

Leo Babauta

O Zen to Done centra-se nas mudanças de hábitos necessárias para “fazer acontecer” (Get Things Done), de forma mais prática e centra-se no fazer, no simplificar e no adicionar uma estrutura simples.

Como tal o ZTD ensina e te ajuda a adotar 10 hábitos que te ajudarão a ser mais produtivo e organizado, sem que sejam uma sobrecarga para ti.

Para saberes mais sobre o assunto, podes sempre adquirir o livro. No entanto só existem publicações em Inglês que podes encontrar no BookDepository ou a versão Kindle na Amazon.

6. A Matriz de Eisenhower

A Matriz de Eisenhower é utilizada para ajudar a definir prioridades por forma a que aquilo que é mais importante não seja deixado de lado por causa de tarefas que aparecem de repente ou que são urgentes.

Esquema da Matriz de Eisenhower

A ideia é de que todas as tarefas podem ser distribuídas em 4 caixas, divididas por dois eixos – um de Importância e outro de Urgência. Estas 4 caixas recebem assim um valor de 1 a 4 tendo em conta a sua prioridade.

Ao utilizar a Matriz de Eisenhower, as tarefas que são ao mesmo tempo “Importantes” e “Urgentes” recebem um nível de prioridade 1 e devem ser aquelas em que te focas primeiro. Por outro lado, as tarefas que são consideradas “Não Importantes” e “Não Urgentes” devem ser deixadas de lado. Ficam então as tarefas que podem ser agendadas para mais tarde e as que podem ser delegadas a outros.

7. Lei de Pareto (Regra 80/20)

A Regra dos 80/20 foi criada pelo economista italiano Vilfredo Pareto e é uma regra que diz que 80% dos resultados provêm de 20% das ações. Por outras palavras, as pequenas coisas são aquelas que mais contam para a maioria dos resultados.

Está é uma técnica muito utilizada por forma a te ajudar a focar nas coisas que têm mais impacto. Se 20% do que faz lhe traz 80% dos resultados que procura, então são nesses 20% que se deve focar primeiro. Não querendo com isto dizer que não deve realizar os restantes 80% das tarefas, mas sim dar prioridade aos 20%.

8. Método Kaban

O Método Kaban foi desenvolvido por Taiichi Ohno (Empreendedor e Engenheiro Industrial) para a Toyota no Japão. Foi criado como um sistema de planeamento simples, por forma a controlar e gerir de forma otimizada o trabalho e inventário em todas as etapas de produção.

O Método Kaban é um processo por forma a melhorar gradualmente o que for que faças. Quer seja desenvolvimento de software, TI, Pessoal, Recrutamento, Marketing e Vendas, etc. Este Método pode ser benéfico para qualquer ramo de atividade.

O primeiro passo na introdução do Método Kaban é o de visualizar o desenvolvimento do processo. Isto é feito através da utilização de um quadro de Kaban, que consiste num simples quadro branco e o uso de post-it’s ou cartões, tal como mostrado na imagem acima, em que cada cartão representa uma tarefa.

Esquema do Método de Kaban.

No modelo clássico existem três colunas:

  • A Fazer – Esta coluna é onde colocas as tarefas que ainda não foram iniciadas.
  • Em Andamento – Aqui ficam as tarefas que estão a ser executadas.
  • Feito – As tarefas que já foram realizadas.
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Estes quadros podem ser ajustados de acordo com a necessidade de cada um, no entanto o principal objetivo é ter uma ajuda visual sobre cada tarefa a ser realizada e em que etapa se encontra.

9. O Método de Warren Buffett

Warren Buffett é um investidor e filantropo americano, constantemente citado na Lista da Forbes das pessoas com mais capital no mundo. Amplamente considerado o mais bem-sucedido investidor do século XX.

Devido ao seu grande sucesso, é compreensível que Buffett tenha um excelente entendimento de como utilizar o seu tempo a cada dia. Do ponto de vista monetário, pode-se dizer que este Senhor gere o seu tempo melhor de que qualquer outro.

Warren Buffett utiliza assim um sistema de 2 listas, mais conhecido pela Regra 25/5, que consiste no seguinte:

  • Primeiro toma nota das 25 coisas que queres fazer esta semana.
  • Depois revê a lista que criaste e faz um círculo nas 5 tarefas mais importantes.
  • Ficas assim com duas listas: a lista das 5 tarefas mais importantes e a lista das restantes 20.
  • Por fim, deves focar toda a tua atenção na lista das 5 tarefas e deixar as restantes de lado.

Se te perguntas o que fazer com as restantes 20, Buffett aconselha a que as elimines por completo do teu pensamento e que te concentres apenas nas outras 5, pois estas são as mais importantes e que merecem toda a tua atenção.


Estes são então os métodos mais utilizados para se ser mais produtivo no trabalho e até mesmo no dia-a-dia.
Qual te parece o mais indicado para ti?
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