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Metodologias de Gestão de Projetos

Atualizado no dia

Acredites ou não, até aos anos 50 as empresas não utilizavam estruturas pré-estabelecidas para gerir os seus projetos. Cada líder planeava a sua própria abordagem e, como podes imaginar, isso significava que quase todos os projetos eram realizados de forma diferente.

Enquanto que usar métodos individuais poderá funcionar, ter um sistema que toda a equipe usa, vezes e vezes sem conta, ajudará muito mais por diversas razões:

  • À priori, poupará mais tempo, pois cada membro já sabe o básico do processo e os passos a dar.
  • Faz com que os resultados sejam mais uniformizados e previsíveis.
  • Permite, ao longo do tempo, que a equipe possa refinar ou melhorar o sistema, tendo em conta os pontos fortes e fracos do mesmo.
  • Permite que os funcionários reusem alguns dos seus trabalhos.

Em última instância, uma metodologia permitirá à tua equipe poupar tempo, dinheiro e recursos. Mas tal implica que seja tomada uma decisão crucial: escolher a metodologia certa.

Vamos então ver algumas das metodologias utilizadas por gestores de projetos em todo o mundo:

Modelo Cascata (Waterfall)

Um dos primeiros sistemas a emergirem e também um dos mais conhecidos foi o Modelo Cascata (Waterfall) e até é provável que utilizes este sistema na tua vida pessoal sem sequer te aperceberes.

Por exemplo, pensa na última vez que decidiste fazer o jantar. É provável que tenhas pensado em todos os passos que seriam necessários – escolher uma receita, perceber quais os ingredientes que irias precisar, ir à loja e preparar a refeição – e por fim realizar esses passos pela ordem estabelecida.

Esse é o Método Cascata. Requer que a equipe comece por definir o objetivo final, depois por delinear todas as fases do projeto que serão necessárias por forma a atingir esse objetivo final – tudo antes de começar a realizar o trabalho em si.

Assim que o projeto começa, tu segues pelos teus resultados em vez de ser pelo relógio. Se é suposto que realizes 30 entrevistas a utilizadores na fase um, não podes seguir para a fase dois sem que todas as 30 entrevistas sejam realizadas – mesmo que tal signifique que despendes mais tempo do que o inicialmente previsto.

Benefícios: Se estas a lidar com um produto muito complexo, ter este tipo de estrutura manterá os membros da equipe concentrados e motivados. O Modelo Cascata também é extremamente tolerante a falhas; se precisas de um produto “perfeito” (como um carro ou um eletrodoméstico) este método é o ideal.

Desvantagens: Prazos de entrega limitados não conjugam bem com o Modelo Cascata, pois não existe forma de adaptar este modelo a atrasos inesperados. Algumas pessoas não gostam de quão rígido este modelo é, visto que tal limita a criatividade. Por norma, não é a melhor escolha para produtos de software, pois estes mudam frequentemente.

Modelo Lean Startup

O Lean vem do setor da manufatura; no entanto, nos últimos anos, o número de empresas que se definem como “Lean” aumentou drasticamente, especialmente no mundo da tecnologia. À superfície, as empresas de software e as industriais podem parecer muito diferentes, mas cada tipo de negócio pode beneficiar do objetivo principal desta metodologia: entregar o valor mais alto possível ao menor custo.

A corrente “constrói-avalia-aprende” está no centro desta metodologia. Essencialmente, tu constróis a versão mais básica do teu produto (ou um subconjunto do teu produto); depois testas a tua ideia (idealmente, dando este a conhecer ao verdadeiro utilizador final ou o mais aproximadamente possível); por fim, usas os resultados do teu teste por forma a continuar no mesmo caminho ou para definir um novo percurso a tomar.

Benefícios: As equipes “Lean” podem reagir ou adaptar às mudanças sem abrandarem o processo. Estas tendem a produzir resultados bastante efetivos quanto ao custo, o que é essencial quando estás mais apertado financeiramente. E visto que o sistema “Lean” requer que tenhas o feedback em todas as fases do processo, o risco de criar um produto fantástico que ninguém quer é muito reduzido.

Desvantagens: Ao contrário de outros métodos de gestão de projetos, o “Lean” é muito básico pois não existem muitas regras ou processos rígidos a seguir. Tu precisarás de desenvolver a tua própria forma de fazer isto, o que nem sempre é produtivo. Por fim, o foco obsessivo do “Lean” em cortar com o desperdício nem sempre é bom para a moral da equipe. Na maioria das vezes, a felicidade dos empregados deverá estar acima do final da linha.

Scrum

Já alguma vez tiveste uma tarefa com uma data limite difícil e curta? Por exemplo, tu poderás te comprometer em responder a emails por 45 minutos. Assim que esse tempo acaba tu segues para a tarefa seguinte, mesmo que não tenhas respondido a todos os emails.

O “Scrum” é praticamente o mesmo. É um subconjunto do “Agile” (e alguns ainda dirão que será o mais estruturado). Existe algum trabalho inicial de planeamento, durante o qual tu divides o objetivo final em objetivos secundários. A cada um desses objetivos secundários é dado um período de duas a quatro semanas, também conhecidos como “sprint”.

É esperado que as equipes progridam no seu “sprint” do objetivo todos os dias. No final de cada “sprint”, em vez de passar logo para a tarefa seguinte, todos participam numa reavaliação onde poderá ser decidido mudar a ordem dos “sprints” ou mudar por completo o objetivo final.

Benefícios: A constante enfase do “Scrum” na reavaliação da situação, torna-o uma ótima solução para projetos interativos. Adicionalmente, o seu foco em períodos de tempo relativamente pequenos ajuda a manter o projeto interessante e dinâmico.

Desvantagens: Visto que é relativamente fácil adicionar ou modificar objetivos, poderás ver o projeto a aumentar ou a mudar na direção errada. Para além de que, algum do trabalho precisa mesmo mais do que um mês para ser bem feito.

Kaban

Imagina que estás a remodelar a tua casa. É impossível que consigas fazer tudo de uma vez só, em vez disso, começas por trabalhar na cozinha, depois fazes algumas alterações no quarto, depois voltas à cozinha assim que o granito é instalado…. Dá para perceberes a ideia certo?

Com a Metodologia Kaban os projetos também são divididos em tarefas, mas cada tarefa pode ser trabalhada por partes.

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Não existe um fluxo de trabalho definido, é mais um projeto em andamento.

Benefícios: Quando a tua equipe está em sintonia, o Kaban pode funcionar como um amuleto. As pessoas podem trabalhar praticamente independentes; para além de que podes facilmente ter uma ideia do ponto de situação do projeto a qualquer momento.

Desvantagens: Se a tua equipe não está fortemente unida ou se os seus membros precisam de muita supervisão, o projeto sofrerá. Para além de que, este sistema não é o melhor para projetos com um grande número de dependências.

Six Sigma

Tira um segundo para visualizares o que um projeto “bem-sucedido” seria. É virtualmente livre de erro? Ou é um produto de viabilidade reduzida (PVR)?

Se escolheres a primeira opção, então o “Six Sigma” poderá ser a melhor metodologia para a tua equipe. Este processo, altamente disciplinado, orientado por dados, aponta para um negócio com um desempenho e serviços quase-perfeitos.

Tradicionalmente, os praticantes do “Six Sigma” seguem a seguinte abordagem: define, avalia, analisa, melhora e controla. As equipes “Six Sigma” também se concentram em três formas de reduzir os custos sem reduzir na qualidade: prevenção de defeitos, redução dos ciclos de tempo e poupança de custos.

Benefícios: Quando um produto tem um rácio “Six Sigma”, está 99,99966% livre de erro. Quando tens uma tolerância ao defeito muito reduzida, esta será uma forte opção. Adicionalmente, o “Six Sigma” é focado em estatísticas e análises que podem funcionar bem para pensadores quantitativos.

Desvantagens: A maioria das equipes preferem seguir a filosofia de que “feito é melhor do que perfeito”. O “Six Sigma” também é pouco flexível o que poderá criar uma falta de criatividade em alguns ou todos os membros da equipe.

Como escolher uma metodologia?

O número de metodologias pode ser avassalador. Como vais tu escolher a ideal?

E para agravar a situação, a maioria das metodologias podem ser customizadas de acordo com as necessidades, estrutura e objetivos específicos da tua equipe. O que quer dizer que tens ainda mais opções por onde escolher. E será que deverias utilizar uma mesma estrutura para todos os projetos ou variar a tua abordagem dependendo no que está a tua equipe a trabalhar?

Infelizmente não existe uma verdade única e universal. Mas se tu souberes quais os fatores a ter em conta, tu conseguirás encontrar a solução ótima para a tua companhia.

Os fatores mais importantes

Seria bom começares por refletir nos seguintes pontos cruciais antes de decidires que metodologia utilizar:

  • Objetivos e principais valores
  • Obstáculos e limites
  • Riscos
  • Participantes
  • Complexidade
  • Âmbito do projeto e orçamento

Como é que trabalha a tua equipe?

Também deverás ter em conta o estilo de trabalho dominante na tua equipe. Eles adoram colaborar, inovar e andar para frente rapidamente? Ou é uma equipe mais bem-sucedido quando existe um plano altamente detalhado em ordem?

Se não tens a certeza, pensa nos últimos projetos que a tua equipe realizou. Que tipo de ambiente de trabalho estava presente nos projetos bem-sucedidos versus os malsucedidos? A resposta deverá te dizer o que a tua equipe precisa para prosperar.

Os grupos que produzem os melhores resultados sob passos incertos, mas entusiasmantes gostarão do Lean, Scrum e Kaban.

Os grupos que gostam de estrutura e previsibilidade, pelo contrário, apreciarão mais o Waterfall (Cascata) e o Six Sigma.

No que estás tu a trabalhar?

Claro que o produto em causa também deverá influenciar o teu papel.

Basicamente, quanto mais alta deverá ser a qualidade da tua produção, menos deverás ter uma abordagem Agile. Se estás a criar um produto inovador que poderá ser modificado ou atualizado depois de o terminares (como um programa), o Agile é o ideal. Por último, tem em conta o quão flexíveis são as tuas ferramentas. Estas podem ser adaptadas muito rapidamente? Se estás a trabalhar com plataformas digitais, é provável que sim; se estás a trabalhar com produtos físicos, é provável que não. O Agile é uma abordagem ótima para o anterior, mas não tanto para o posterior.

Adaptar a tua metodologia

Assim que decidas qual vais utilizar ainda existe mais um passo a dar: adaptar essa metodologia.

Utilizar uma metodologia definida e adaptá-la ao tamanho, complexidade, duração e contexto do teu projeto também é muito importante, pois este passo:

  • Leva a uma maior participação pelos membros da tua equipe
  • Eleva a eficiência com os quais os recursos são utilizados
  • Coloca em enfase as necessidades do consumidor (sendo que o consumidor é, por norma, uma parte importante do processo de customização).

Para além de que, enquanto que utilizar uma metodologia aumenta a probabilidade de sucesso do teu projeto em 8%, utilizar uma adaptada ao teu caso faz com que as mesmas chances aumentem em 16%.

É recomendado que se junte a equipe e se discuta os processos, ferramentas, modelos, técnicas e práticas metodológicas escolhidas. Após expor todas as opções, decida em conjunto com a sua equipe quais as componentes a eliminar, adicionar ou modificar.

Aplicações de Gestão de Projetos

Tal como os quebra-cabeças, os projetos surgem com um grande número de pequenas peças e, tal como com os quebra-cabeças, tu não podes terminar um projeto sem que cada uma dessas pequenas peças.

Como é que geres um milhão de datas limites, tarefas, responsabilidades, objetivos, detalhes, ficheiros e mudanças sem desleixar em nenhuma?

Com o uso de programas claro está. Uma aplicação serve de memória digital da tua equipe, mantendo tudo num só lugar. E estas também têm um papel instrumental em manter a tua equipe de olho no objetivo final.

No entanto, estamos de volta ao mesmo enigma, existem tantas ferramentas de gestão de projetos, como é que escolhes uma?! Esta lista das plataformas mais efetivas poderá ajudar.

Hubstaff

Para além de poder controlar horas de trabalho, muitos são os que utilizam o Hubstaff para gerir os seus projetos. Visto que a plataforma permite, não só monitorizar a atividade dos trabalhadores, mas também o tempo despendido em cada tarefa específica do projeto e qualquer aplicação não relacionada ou uso da internet o que é verdadeiramente benéfico para gestores de projetos.

Por exemplo, imagina que a tua equipe está a trabalhar num projeto de otimização de conversões para um site de comércio eletrónico. Em vez de perguntares ao teu desenvolvedor de WordPress onde é que este se encontra nos filtros de pesquisa, podes simplesmente abrir o seu perfil e ver o progresso por ti próprio. Este atalho poupa tempo para ambos e esses minutos somam-se para a realização da tarefa.

A Hubstaff também faz com que o relatório do teu projeto seja muito mais simples e mais preciso. Não precisarás de fazer vagas estimativas de quantas horas foram necessárias para realizar um projeto ou de quanto é que o cliente te deve, porque terás os resultados automaticamente (e estes serão precisos até ao segundo).

E como extra, da próxima vez que planeares um projeto idêntico, podes desenvolver uma estimativa baseada nos dados anteriores.

Hubstaff também permite que os teus empregados adicionem notas às suas entradas. Com esta opção, tu nem precisarás de sair da aplicação para falares com os membros da tua equipe.

Asana

Se não queres mais enviar, ler ou reencaminhar emails, então o Asana poderá ser a solução que procuras.

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Quando o usas como planeado, elimina a necessidade de emails. Quer dizer, emails internos.

As interações com os membros da tua equipe estão divididas em duas categorias simples e intuitivas: conversas sobre tarefas e conversas sobre projetos.

Quando especificas os detalhes de uma dada tarefa, tu apontas para a caixa de comentários da tarefa em questão. Por outro lado, quando falas do grande plano de todo o projeto, podes manter a conversa na caixa de comentários do projeto.

A poderosa opção de pesquisa faz com que seja mais fácil encontrar conversas anteriores. A pesquisa também é útil quando procuras por ficheiros (o Asana pode ser ligado ao Dropbox e Google Drive, por exemplo, por forma a que seja mais fácil adicionar ficheiros, apesar de que podes sempre adicionar os ficheiros diretamente do teu computador).

Os modelos de fluxo de trabalho do Asana, diferencia este de outras aplicações. Se a tua equipe tende a seguir uma determinada sequência de passos, padronizar esse processo em formato de modelo pode poupar-te muito tempo de trabalho.

Basecamp

Cada projeto no Basecamp tem o seu próprio painel de controle. Encontrarás separadores para Quadros de Mensagens, documentos e ficheiros, as listas e qualquer evento dos próximos dias ou semanas dentro do projeto em causa. Os Projetos também têm uma opção para questões e conversas oportunas. Até podes planear agendamentos automáticos de reuniões periódicas para te manteres a par do progresso do trabalho. Por exemplo, talvez o teu gestor de conta verifique o progresso com a equipe todas as quitas feiras por forma a partilhar as últimas novidades do cliente.

A falta de “adereços” do Basecamp enaltece a produtividade da equipe, visto que não serás aborrecido com teres de definir um monte de definições ou ter de lidar com inúmeros separadores.

Trello

O Trello é baseado na metodologia Kaban, com um simples, mas esteticamente apelativa, aparência que o torna único.

Ser produtivo é, por norma, mais satisfatório do que divertido, no entanto, existe algo de desconfortavelmente satisfatório em agarrar numa tarefa (ou seja, “cartão”) e largar na próxima lista por forma a marcar o teu progresso.

A aplicação também torna mais fácil de encontrar tudo. Cada “cartão” pode incluir ficheiros, listas de verificações, etiquetas, datas de vencimento e um ou mais proprietários. Adicionalmente, tu podes comunicar com os membros da tua equipe na secção dos comentários de cada cartão. Mas é de notar que o Trello não está definido para mensagens instantâneas rápidas e informais.

Wrike

O software do Wrike é ideal para equipes de marketing, de criativos, de desenvolvimento de produtos e equipes de gestão de projetos. Apesar de que, mesmo que a sua equipe não se integre num deste tipo de equipes, não quer dizer que o Wrike não seja uma opção viável.

Tal como a maioria das aplicações de gestão de projetos, Wrike permite-te criar uma hierarquia: desde pastas, a projetos e tarefas até sub-tarefas. O seu “editor ao vivo” é um pouco mais incomum, sendo que esta opção te permite que vejas todas as alterações individuais que são feitas nas tarefas em tempo real.

O Wrike também cria Gráficos de Gantt com base no planeamento e dependências do teu projeto, o que é prático se tiver de visualizar o que está a ser feito. A vista da carga de trabalho desta aplicação mostra-te quem está sobrecarregado, quem não tem o suficiente para fazer e quem tem a quantidade certa de trabalho.

Razões pelas quais um projeto falha

A certa altura das suas carreiras, a maioria das pessoas trabalhou num projeto que falhou. Na verdade, a maioria das pessoas possivelmente trabalhou em diversos projetos que acabaram por falhar.

E mesmo que um projeto tenha cumprido com o seu objetivo final, tal não significa que tenha sido acabado dentro do orçamento inicial.

O sucesso da tua companhia depende na entrega de projetos que sejam um terço bem-sucedidos, como tal deverias estar preparado para riscos comuns e bem informado em como os ultrapassar.

Existem um milhão de razões diferentes pela qual um projeto pode fracassar e pensar sobre cada um e planear cada um pode não ser possível. Mas tu podes e deverias estar equipado por forma a poderes lidar com cada uma das três razões mais comuns.

Falha na Comunicação

Provavelmente, não te surpreenderá saber que 80% dos gestores de projetos indicam a comunicação como a chave que determina o sucesso de um projeto.

Porque afinal, se não tiveres uma fluidez de informação constante e precisa, entre ti e as partes interessadas, tu acabas com expectativas diferentes, moral baixa, ineficiências, erros e a incapacidade de lidar com surpresas.

Manter a comunicação foi algo que já abordámos quando se falou nos “Pros e Contras de Contratar um Trabalhador Remoto“.

Excesso de confiança

Quando és novo na gestão de projetos, tendes a subestimar quanto tempo cada fase ou projeto secundário pode precisar.

Imagina que uma pessoa adiciona “apoio para registos sociais” ao plano inicial. Esta pessoa pergunta ao engenheiro da equipe, mais ou menos, quanto tempo será necessário para completar esta tarefa e este indica um dia.

No entanto, quando o dia previsto rola, uma pessoa está a trabalhar numa tarefa à parte que está a demorar mais tempo do que o previsto, outra pessoa está doente e o último engenheiro é pouco experiente. No final de contas, o registo social requer dois dias e não um.

Adiciona isso aos outros atrasos inesperados e o projeto, em vez de dois meses, leva três meses a ser concluído. Não fica só o cliente insatisfeito como a agência perde dinheiro.

Falta de clareza

Como gestor de projetos tu tens de pensar no grande plano para que possas explicar qual a visão geral do mesmo à tua equipe, no entanto também tens de pensar nos detalhes táticos e te manteres em dia quanto ao estado das tarefas individuais e dos membros.

As melhores práticas para evitar o fracasso

Saber o que por norma pode correr mal é o primeiro passo. Estabelecer redes de segurança e soluções alternativas, será o segundo passo a dar.

Comunicação

Em primeiro lugar, faz com que a tua comunicação seja previsível. Todos deverão saber exatamente quando é feita a próxima atualização, quer seja na forma de uma chamada em conferência, uma reunião com todos, um email de ponto de situação ou uma publicação no quadro geral.

O mesmo princípio deverá ser tido em conta para com os clientes. Mesmo que estejas constantemente a falar com eles por email, telefone ou videochamada, deverás ter na mesma um ponto da situação agendado. Isto permite garantir que não haja falhas na comunicação.

Tu também deverás te manter transparente. Os membros da tua equipe deverão estar o mais possível informados, o que se torna mais fácil se utilizares uma ferramenta como o Asana ou o Basecamp. Padrão para conversas públicas, ou por outras palavras, se precisas de dar informações a um membro da equipe, fá-lo na sala de chat em que todos podem aceder em vez de uma mensagem privada (a não ser, claro está, que a informação seja sensível ou confidencial).

Caso os tenhas, os teus clientes também deverão saber o mais possível. Os gestores de projetos adoram passar informações aos clientes que lhes farão felizes (“Estamos à frente do previsto!”, “Já melhoramos o rácio da conversão em 40%!”, etc.), mas eles se mantêm calados quanto a pontos de situação negativos (“Descobrimos que vai precisar de uma revisão completa do seu back-end”, “O projeto vai precisar de, pelo menos, mais uma semana”, etc.).

Apesar de que ser o portador de más notícias nunca seja agradável, partilha estas com os clientes o mais depressa possível. Eles poderão ficar descontentes, mas isso é melhor do que perder a confiança deles por teres ocultado tais informações.

Estimativas

No que respeita a orçamentos e estimativas, jogar pelo seguro é sempre o mais recomendado. Começa pelo custo e duração do projeto assumindo que tudo correrá bem; de seguida encontra uma estimativa para caso tudo possa correr mal. O teu alvo deverá ser o primeiro número, mas deverás desenvolver o teu plano tendo em conta a média do primeiro com o segundo.

Por exemplo, talvez o teu melhor caso seja um projeto de dez semanas com um custo de €5000 e o teu pior cenário sejam 25 semanas com um custo de €25000. Como tal, quando estiveres a planear deverás contar com um projeto de 17 semanas a um custo de €15000.

Clareza

Ter clareza requer que te concentres tanto no ponto alto como nos detalhes do dia-a-dia.

Antes de alguém começar a trabalhar, realiza uma reunião em que se discute a missão do projeto em causa. Esta reunião inicial deverá incluir o teu objetivo principal e quaisquer outros objetivos secundários, orçamento, linha de tempo, possíveis riscos e planos para os evitar, e qualquer informação secundária relevante. Também deverás decidir quanto às métricas de sucesso: como avaliarás o teu progresso e como será o produto final?

Adicionalmente, define o papel e responsabilidade de todos os membros da equipe. Frequentemente os projetos falham porque as pessoas vêm algo que precisa de ser feito, mas assumem que já está alguém a tratar do assunto. Tu podes evitar tal erro deixando bem claro qual é o propósito individual de todos.

Por forma a que as pessoas não oiçam estes detalhes e depois os esqueçam, é aconselhável que escrevas um plano do projeto. Este documento provará ser fundamental com o decorrer do projeto.

Os Gestores de Projetos também precisam de se concentrar nos detalhes mais pequenos, como estar a par de onde é despendido o tempo de cada membro da equipe acompanhando os seus registos de trabalho ou analisando as capturas de ecrã retiradas pelo software de rastreio do tempo trabalhado. Desta forma nem precisa de desperdiçar o tempo de nenhum colaborador para saber qual o ponto da situação.

Como detetar um projeto que esteja prestes a fracassar

Visto que a probabilidade de um projeto falhar ser tão alta, todos os líderes de equipes deverão saber quais os sinais a ter em atenção por forma a impedirem uma crise.

Os membros da tua equipe estão a trabalhar horas extras

É normal que exista alguém que esteja a fazer umas horas extras de vez em quando. No entanto, se reparares que vários membros da equipe estão a fazer mais horas do que as previstas, provavelmente existe algum problema: ou as tuas previsões iniciais estão aquém da realidade ou há algo de errado nesta fase do projeto.

O teu próximo passo? Investigar. Dá uma vista de olhos no que os teus empregados estão a trabalhar. Toma atenção à qualidade do trabalho e de como esta se compara ao que é normal. Quando a qualidade desliza, esse é um forte indicador de que a tarefa é muito difícil, complexa ou estranha para o membro da equipe.

Alternativamente, poderás descobrir que existe um obstáculo diferente que está a abrandar a pessoa. Por exemplo, esta poderá não ter o equipamento apropriado ou ajuda suficiente. Assim que descobrires qual é o problema, poderás começar a solucioná-lo.

Tens de lidar constantemente com problemas a curto-prazo

Como líder, deverias estar a despender 20% do teu tempo em tarefas reativas e 80% em tarefas proativas. Por outras palavras, a maior parte do teu dia deveria ser dedicado em perceber onde é que a equipa acabará, quão longe estás e o que todos precisam de fazer para lá chegar.

Mas tu não podes atingir esse nível de pensamento estratégico se estás constantemente a desviar o teu tempo em crises de curto-prazo. E sem a tua visão para os guiar, os membros da tua equipe não serão capazes de combinar o seu trabalho para um produto significativo.

É difícil de fazer despedimentos, afinal de contas, parece que o projeto se desmembrará se assim for. A tua arma secreta é delegar. Se um problema começa a surgir, que requer tempo, mas não tática, define quem será capaz de o solucionar. Eles poderão não ser tão eficientes como tu, mas a longo-prazo, a tua atenção e energia será mais bem aplicada em outras coisas.

O teu objetivo final mudou completamente

Os gestores de projetos bem-sucedidos comparam os objetivos do projeto atual com os originais. Esses objetivos irão, inevitavelmente, mudar com o tempo consoante as necessidades do negócio, agendas, prioridades dos clientes e/ou as mudanças de financiamento. No entanto, o âmbito do teu projeto não deverá mudar tão drasticamente. Se os teus objetivos finais estão constantemente a mudar, não estarás a colocar apenas as tuas datas limites e o teu orçamento em risco, mas também estarás a desmotivar os membros da tua equipe.

Escrever uma declaração clara e completa do âmbito do projeto antes deste mesmo começar é a melhor forma de evitar grandes mudanças. Este deverá incluir as razões da existência do projeto em causa, os requerimentos, as metas, as previsões e o custo estimado. A declaração também deverá conter o que o projeto não incluirá.

As partes interessadas estão a agir de forma distante

Quer as partes interessadas sejam os teus clientes ou alguns dos executivos seniores da tua empresa, nunca é bom sinal se a participação destes desaparece. Para teres uma ideia, talvez o teu cliente agora demore duas semanas, em vez de dois dias, para responder ao teu email. Ou talvez os executivos que costumavam aparecer para as reuniões semanais sobre o ponto da situação, não compareceram às quatro últimas.

Porque é que estas situações poderão ser problemáticas? Elas querem dizer que perdeste o apoio das partes participantes. Tal dará origem a uma batalha para obter a aprovação final do teu projeto, se os teus maiores defensores perderam o interesse.

Por forma a incentivar as partes interessadas, tenta mudar o teu estilo de comunicação. Por exemplo, se o teu cliente está mais distante tenta convidá-lo para uma sessão de colaboração da equipe no Skype. Dar-lhes um “gostinho” do lado criativo, provavelmente fará com que o seu interesse e entusiasmo aumente mais do que outro email.

Tu não estás a cumprir com as metas

Se os membros da tua equipe estão constantemente fora do que foi previsto para o projeto, não importa quão bom o seu trabalho é, o teu projeto está em perigo.

Existem diversas explicações para o problema. Em primeiro lugar, a pessoa que foi designada para a tarefa poderá não ter o conjunto de conhecimentos apropriados ou necessários. Em segundo lugar, as metas poderão não ser realísticas. E em terceiro lugar, o teu empregado não está a dar prioridade a esta tarefa. Ou, quarta opção, eles não têm os recursos corretos.

Para perceber qual a raiz do problema, pergunta aos membros da equipe em causa, como poderás os ajudar por forma a que se consiga atingir a meta em causa.

Porque estás a tentar lhes dar assistência, em vez de os culpares, por norma, esta questão terá respostas bastante honestas.

Colocar em ordem todas as peças para que um projeto seja bem-sucedido poderá parecer difícil. No entanto, se abordares cada peça individualmente, será muito menos avassalador. Começa por escolher uma metodologia, depois descobre como a customizar. Em seguida, escolhe o software a utilizar. E por fim, certifica-te de que percebes como evitar que um projeto fracasse a meio do caminho.

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