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8 Dicas para Manteres as tuas Finanças em Ordem

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Sejas trabalhador independente, cliente ou qualquer outro profissional, todos temos de ter em conta que “no final do mês há contas para pagar” e é importante que sejam pagas a tempo para que não haja endividamento.

Algumas pessoas têm mais facilidade em gerir as suas finanças do que outras, no entanto todos nós temos de pensar em tudo o que é preciso ser pago e no que temos no final de contas.

Quando eu comecei a viver sozinha, uma das coisas que fazia era apenas colocar de lado as faturas para pagar as contas lá de casa e assim que tinha o meu ordenado pagava tudo, no entanto, com o passar do tempo, percebi que isso não era suficiente para mim.

Tal como muitos outros portugueses, também eu chegava ao final do mês e me perguntava, “mas onde foi que eu gastei o dinheiro?!” E por essa razão comecei a adotar sistemas para perceber onde gastava o meu dinheiro.

Como Freelancer tornou-se ainda mais importante adotar sistemas de organização para controlar as minhas finanças e ter todas as contas em ordem. Até mesmo porque ajuda quando chega a altura de pagar impostos e fazer declarações.

8 Dicas para te ajudar a controlar as tuas finanças

Aqui vão os passos que eu dou para manter as minhas finanças em ordem e que te garanto que te vai poupar tempo e dores de cabeça.

1º. Começa por organizar documentos
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Se ainda não o fizeste, começa por ir selecionar tudo que seja documentos importantes para as tuas finanças. Podes dividir os mesmos por “Pessoal” e “Negócio”. Tem em conta que é importante guardar faturas, cartas de bancos, contas a pagar e qualquer outro tipo de documento que seja importante para as tuas finanças.

Depois adota um sistema de organização em que podes utilizar caixas de arquivo, envelopes, pastas, organizadores de revistas ou de correio, seja o que for que te dê jeito e que seja do teu agrado, e decide onde vai ficar para que possas facilmente encontrar tudo o que precisas.

Depois divide em “Contas a Pagar”, “Finanças” e “Para Arquivar”. Se tens negócio próprio, faz um conjunto para “Finanças Pessoais” e “Negócio”.

Por exemplo: se adotares o sistema de envelopes, basta colocares o nome na parte de fora de cada envelope. Se optares por um dossier então coloca separadores para te ajudar. Em caso de caixas de organização, nomeia cada caixa.

“Contas a Pagar” será onde colocas todas as cartas de faturas que tens de pagar. “Finanças” será onde guardas tudo que seja faturas de compras ou pagamentos que fizeste e que são relevantes para declarações de IRS/IRC/IVA. “Para Arquivar” será para onde passas tudo que sejam documentos de contas já pagas e tudo que seja de finanças que já tenhas declarado.

Nota: Caso recebas faturas digitais podes organizar pastas no teu computador e seguir o mesmo tipo de estrutura. No entanto, não te esqueças de ter vários locais onde guardas essa informação para o caso de acontecer algo, não perderes tudo! Por isso te aconselho a ter tudo no computador e numa das nuvens de partilha de documentos, num disco externo ou em uma Pen Drive, o que for mais conveniente para ti.

2º. Faz um registo das datas e despesas

Com todas as contas e documentos separados, adota um calendário em que colocas todas as datas de entregas fiscais e de pagamentos.

Podes utilizar uma agenda física ou usar a agenda do teu telemóvel ou no computador, o que for mais conveniente para ti, e manter registada as datas de pagamentos de contas, as datas de entrega de IRS/IRC/IVA, caso tenhas carro IUC, e a data em que recebes o teu ordenado.

Também podes criar uma folha de Excel onde fazes uma tabela com toda a informação importante quanto aos pagamentos em causa, com colunas para “Empresa”, “Descrição”, “Valor”, “Data de Pagamento”, “Pago”. Todos os meses colocas a informação das despesas mensais e quando pagas colocas um “X” em “Pago”.

Caso prefiras não ter todo esse trabalho, podes utilizar um Software próprio para organizar as tuas finanças ou um modelo em Excel em que só tens de inserir os dados.

3º. Assim que recebes paga!
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Uma das melhores formas de não ficar em dívida porque se esqueceu ou porque chegou a data e não se tinha dinheiro, é de fazer os pagamentos no dia em que se recebe o ordenado.
Isso também te ajudará a ter mais noção do que realmente sobra para outro tipo de despesas, como as compras do mês e se fica algum para diversão.

4º. Faz um orçamento

Define à priori quanto vais precisar para pagar as despesas fixas mensais, define uma percentagem do teu rendimento para eventualidades, define um valor mensal ou semanal para as compras de supermercado e mantem-te fiel ao mesmo.

Quando fazes o teu orçamento mensal também tens de pensar nas prioridades.

Por exemplo, se tens dívidas com cartões de crédito e tens um dinheiro extra após o pagamento de todas as despesas, talvez seja boa ideia utilizar esse dinheiro para pagar mais alguma coisa da dívida e assim mais depressas sais do endividamento.

5º. Faz compras inteligentes

Outra forma fantástica para manter as contas em ordem é fazer compras inteligentes. Adota orçamentos mensais ou semanais para comprar os bens essenciais lá de casa ou mesmo que sejam produtos para o teu negócio.

Depois cria listas de compras! Estas serão o teu melhor amigo a partir de hoje.

Compra apenas o que está na lista e mantem-te dentro do orçamento estipulado. Se for o caso, utiliza a calculadora do teu telemóvel enquanto andas às compras para te manteres a par do valor.

6º. Arquiva e guarda

Assim que fazes os pagamentos do mês ou que fazes as tuas entregas de IRS/IRC/IVA, passa os documentos para a secção de arquivo.

No final de cada trimestre arquiva em dossier o que já passou e guarda documentos de pagamentos por três anos e tudo que seja de finanças por cinco anos. Isto ajuda, para o caso de teres de verificar alguma informação ou caso tenhas de justificar gastos nas finanças.

7º. Utiliza duas contas bancárias

Caso tenhas a possibilidade e por forma a tornar a tua gestão mais fácil, adota por teres duas contas bancárias em que uma é para pagar despesas e a outra é para tudo o que sobra. Assim saberás sempre o que tens para gastar.

Também te aconselho a aderir ao Débito Direto sendo que todas as contas são pagas automaticamente e como tal só precisas de transferir o total e depois verificar se realmente foi pago. Não te esqueças de manter dinheiro para os custos da própria conta.

Sempre que adiras a um serviço dá o NIB da conta de pagamentos e assim tudo fica mais fácil.

8º. Imprime documentos digitais

É muito fácil esquecer de pagar as contas de faturas digitais, especialmente se se faz os pagamentos a um certo dia do mês. Muitas vezes nem se tem vontade de ir ao computador só para verificar isso.

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Como tal aconselho-te a imprimir as faturas digitais pois a qualquer momento podes ir consultar e fica tudo num único sítio. Não precisas de procurar em diferentes lugares.


E estas são as regras que eu sigo para manter as minhas finanças em ordem. Os dois últimos pontos não são estritamente necessários, no entanto ajudam em muito a me manter organizada e a qualquer altura posso consultar para tirar alguma dúvida ou confirmar alguma informação.

O que achaste destas dicas? Deixa um comentário com a tua opinião e/ou sugestões.

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